Avec tant d’employés qui se dirigent vers une pause bien méritée, c’est le moment idéal pour vérifier le bon fonctionnement de vos processus de gestion des absences et identifier ce qui pourrait être amélioré.
Dans un monde idéal, les congés annuels seraient réservés et approuvés des mois à l’avance, avec un équilibre parfait entre un niveau de couverture approprié pour l’entreprise et la possibilité pour chacun de prendre les dates de son choix.
En réalité, c’est rarement le cas. Une politique d’entreprise claire peut contribuer à éviter les problèmes les plus évidents, comme les employés qui réservent un voyage unique en Australie AVANT que leur demande de congé soit approuvée, ou qui planifient une pause en milieu de semaine à New York qui coïncide avec une foire commerciale ou un événement d’entreprise essentiel où leur présence est essentielle.
Cependant, les politiques ne peuvent pas aller plus loin. Ce qui fait que les politiques fonctionnent dans la pratique, c’est un système de RH qui simplifie la collaboration entre vous et les dirigeants et leurs employés afin de gérer les congés de la meilleure façon possible.
Voici dix caractéristiques essentielles qui vous permettront de gérer facilement les absences pour les vacances.
Calcul automatique des droits
S’assurer que les droits aux congés sont calculés équitablement et en temps réel sur la base d’heures de travail spécifiques, de jours fériés locaux et des règles de l’entreprise (et de la législation locale) vous fera gagner des heures de temps et s’assurer que tout le monde se voit allouer le bon nombre d’heures de congé.
Libre-service sécurisé
Il va sans dire que votre système RH doit disposer d’un libre-service pour les employés et il doit être sécurisé. Si les employés ne trouvent pas facile de vérifier les droits et de prendre des congés, ou s’inquiètent de la sécurité de leurs données personnelles, ils n’utiliseront tout simplement pas le système.
Flux de travail multi-approbation
Pour certaines entreprises, une approbation en une seule étape (ou même une auto-approbation) suffit. Toutefois, lorsque des employés occupent plusieurs postes ou participent à différents projets ou secteurs de l’entreprise, il se peut que plusieurs gestionnaires doivent approuver une demande d’absence ou du moins être avisés de l’absence.
Agenda de l’équipe
L’équipe et les agendas des pairs permettent aux employés de vérifier plus facilement si leurs collègues sont absents (ou si des événements de l’entreprise sont prévus) afin qu’ils puissent planifier leurs absences pour minimiser l’impact négatif sur l’entreprise.
Notifications d’absences qui se chevauchent
Les gestionnaires occupés peuvent manquer des demandes d’absence conflictuelles, mais les logiciels RH devraient les repérer facilement. Par exemple, avec Cezanne HR, les e-mails de demande de vacances montrent clairement les détails des absences qui se chevauchent. Le système déclenche également des notifications par e-mail avant les événements d’absence, de sorte qu’un bureau vide un lundi matin ne devrait pas être une surprise !
Délégation d’approbation
Il est donc essentiel que votre système RH leur permette de déléguer les approbations à leurs pairs, ou aux RH, lorsqu’ils sont absents.
Applications mobiles
Pour les responsables opérationnels qui souhaitent rester proches de leurs équipes en déplacement, les applications mobiles natives peuvent être d’une valeur inestimable. Ils consomment généralement moins de bande passante (et consomment moins de données mobiles) que les solutions Web.
Report des calculs
Refléter vos règles de report dans votre logiciel RH peut aider à éviter les problèmes à la fin de l’année de vacances – surtout si vous pouvez générer des rapports montrant combien de temps il reste aux employés à réserver, de sorte que vous pouvez les inciter à l’utiliser à temps.
Utilisation intelligente de la TOILLE
Puisque les congés annuels et les congés compensatoires doivent normalement être utilisés avant une certaine date, il est essentiel que votre logiciel RH s’assure que les employés utilisent le congé qui expire en premier. De cette façon, ils n’auront pas l’impression d’être à court de changement.
Rapports
Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le gérer. Un reporting rapide, facile et spécifique est un élément critique de tout système RH notamment lorsqu’il s’agit de totaliser le nombre de jours de vacances que les employés n’ont pas encore réservés, ou d’examiner en détail les schémas d’absence des groupes d’employés pour les aider à se ressourcer.