C’était autrefois l’élément vital des entreprises, maintenant c’est devenu plus une nuisance, avec beaucoup de temps perdu en RH à le pourchasser, car beaucoup de leurs processus sont régis par des autorisations. Malheureusement, il n’est pas toujours facile pour les petites entreprises de s’en passer, mais les systèmes de ressources humaines basés sur le Cloud peuvent certainement apporter un soulagement bienvenu. Voyons quelques exemples.
Formulaires d’autorisation de vacances
Pourquoi, au XXIe siècle, sommes-nous encore en train de les produire ? Les jours fériés sont un droit contractuel. Les seules restrictions étant le nombre de jours et s’il y a des circonstances spéciales, par exemple, deux personnes ne peuvent pas s’absenter en même temps, si deux semaines est le maximum que l’on peut prendre en une seule fois, ou si les opérations saisonnières ne le permettent pas à certaines périodes de l’année.
Grâce au libre-service, les employés peuvent réserver leurs vacances et le tableau de présence sera automatiquement mis à jour. Le temps libre sera établi en tenant compte de l’équilibre de réduction, des règles de l’entreprise, des journaux d’équipe tenus à jour et il est facile de voir si quelqu’un tente de prendre trop de temps libre. Vous pourrez même vérifier si les employés ne prennent pas le nombre de jours de vacances qu’ils devraient prendre. Non seulement vous pouvez contrôler l’ensemble de l’opération sans centaines de feuilles de papier, mais vous impliquez également un sentiment de confiance envers vos employés, ce qui est extrêmement souhaitable.
Pouvoir de recrutement
Presque toutes les entreprises sont hypersensibles au recrutement, et la façon habituelle de procéder est de recueillir autant de signatures d’approbation que possible, allant du gestionnaire d’embauche au directeur général. En réalité, si un poste devient vacant, le poste existe dans l’effectif de l’année en cours qui a déjà reçu l’approbation du Conseil d’administration. L’échelle salariale pour le poste est déjà fixée dans le budget salarial approuvé, donc à moins qu’il n’y ait des changements majeurs, il semble logique qu’une personne des finances ou des RH puisse vérifier que le poste est dans l’effectif et dans les limites du budget pour qu’il puisse aller de l’avant.
Bien sûr, il y a de nombreux processus que nous ne pouvons pas éliminer, et c’est là que les flux de travail viennent à la rescousse. Les workflows sont l’automatisation d’un processus métier, en tout ou en partie, au cours duquel des documents, des informations ou des tâches sont transmis d’un participant à un autre pour action, selon un ensemble de règles de procédure. Les flux de travail peuvent être configurés soit par l’administrateur système, soit par les utilisateurs. Une activité telle que la mise à jour des coordonnées bancaires ou la confirmation d’un changement d’adresse, peut se faire en libre-service et, une fois les nouvelles informations saisies, être acheminée à un ou plusieurs destinataires pour approbation ou transmission pour approbation ultérieure.
Les approbations en attente apparaîtront comme étant en suspens dans la boîte de réception du système ou du courrier électronique du destinataire, de sorte qu’il n’y a aucune possibilité qu’ils soient enfouis dans un plateau physique et qu’ils soient retardés. D’ailleurs, un grand nombre de demandes de renseignements sur la paie proviennent des feuilles de temps et des formulaires d’heures supplémentaires qui n’ont pas été approuvés à temps pour le seuil de rémunération de la période, de sorte qu’il est possible de gagner du temps.
Gestion du rendement
Une activité qui peut certainement bénéficier du flux de travail et du libre-service est celle de la gestion de la performance.
Chaque entreprise a sa propre façon d’y faire face, depuis les évaluations annuelles jusqu’aux examens plus fréquents. Les critères et les composantes varient et comprendront des cibles de rendement mesurées à divers stades d’achèvement, allant de » non commencé » à » atteint « , des cotes d’évaluation continue, des cotes de 360 degrés, des jalons de développement et la mise en évidence de toute lacune de compétences à combler. L’enregistrement en ligne via votre système sauvegardera les formulaires de rédaction et rassemblera les données pour vous afin que vous puissiez utiliser votre système pour donner des aperçus individuels ainsi que des aperçus des départements et de l’entreprise.
Absence
Un autre problème bien connu est la pile de formulaires d’auto-certification non traités qui se trouve dans un coin du bureau des RH, ce qui signifie que les rapports d’absence en temps réel sont inexacts. L’employé peut facilement s’en passer en remplissant les informations en ligne, en téléchargeant tous les documents justificatifs et en les transmettant ensuite pour autorisation au responsable concerné. De cette façon, l’information est toujours disponible sur le dossier de l’employé et le temps perdu pour cause de maladie est automatiquement transmis à la paie, selon la façon dont le flux doit être configuré.
Org. Graphiques et analyses
Pour arrondir cette sélection particulière d’activités gourmandes en papier, j’ajouterais dans les organigrammes. Celles-ci sont souvent confiées à des services administratifs pour être maintenues en permanence, soit au niveau départemental, où la diversité des formats et des présentations rend impossible la fusion dans une image globale, soit au niveau central lorsque la tâche devient plus difficile en raison de retards dans la notification des changements.
Votre système RH produira des organigrammes à la demande, qu’ils soient globaux ou sectoriels, et ceux-ci sont automatiquement mis à jour avec les changements de données. Ils sont mis à la disposition de tous les utilisateurs agréés via le système de libre-service, libérant ainsi des ressources administratives pour des tâches plus appropriées.
Passez en revue vos processus papier actuels et décidez où vous pouvez apporter des améliorations ; les logiciels RH peuvent vous libérer des problèmes, des retards et des pertes de temps associés au papier, alors commencez à l’utiliser dès maintenant !