Lorsque je parle aux professionnels des RH de leur technologie RH quelques années après sa mise en œuvre initiale, il y a un thème commun qui émerge. « Nous avons acheté ce grand système, mais nous n’avons jamais vraiment intégré ou réalisé le plein potentiel de ce qu’il peut faire pour nous ».
Alors pourquoi, après la première phase initiale de mise en œuvre d’un système, nous nous retrouvons à n’utiliser qu’une fraction de ce que nous avons acheté ?
Eh bien, je dirais que c’est généralement pour une ou plusieurs raisons parmi plusieurs :
Manque de temps – Les activités quotidiennes dans le domaine des RH deviennent simplement un obstacle pour trouver le temps de travailler au développement et à l’amélioration du système des RH.
Fatigue du projet – Une fois la mise en œuvre initiale terminée, l’appétit et le budget s’épuisent souvent, de sorte que l’on oublie de poursuivre l’amélioration du système au fur et à mesure que nous passons à d’autres priorités.
Limites de certaines plates-formes technologiques pour s’adapter à vos besoins – Les systèmes de l’ancienne génération exigent généralement des investissements supplémentaires en temps et en argent pour que les améliorations du système ne soient pas modifiées, et encore moins qu’elles offrent de nouvelles capacités fonctionnelles. Inévitablement, cela signifie qu’il faut demander plus d’argent pour répondre au besoin de consultants en logiciels qui, après une mise en œuvre coûteuse du système, est souvent difficile à obtenir. Les anciennes plates-formes développées avec des technologies plus anciennes n’ont tout simplement pas la même flexibilité que les plates-formes SaaS modernes basées sur le cloud, et par conséquent, les super-utilisateurs » en interne » ne peuvent pas faire progresser la conception de leurs systèmes sans avoir besoin d’une assistance-conseil coûteuse.
Une absence de vision et d’innovation – Un manque de pensée innovante ou une vision stratégique de ce que nous voulons que soit notre système RH limitera sans aucun doute la valeur ajoutée que peut apporter la mise en œuvre d’un système RH moderne. Les logiciels de RH en nuage sont tellement plus polyvalents et puissants que de nombreux systèmes de génération plus ancienne, ce qui nous amène au point où la seule contrainte pour tirer le meilleur parti de la technologie est notre capacité d’ouvrir notre esprit à la façon dont nous pouvons appliquer ses capacités. Nous, les professionnels des ressources humaines, ne sommes pas nécessairement les personnes les plus innovantes comme les développeurs d’applications dans les start-ups « tech ». Nous avons tendance à être davantage axés sur les procédures et les processus, ce qui limite notre capacité de penser de façon créative à la façon dont nous pouvons appliquer la technologie à ce que nous faisons et à la façon dont nous pourrions travailler de différentes façons pour en exploiter les capacités.
Mais l’innovation a besoin, comme point de départ, d’une vision de ce que nous voulons être, pour au moins concentrer l’innovation et la canaliser dans la bonne direction. La vision commence par voir votre système RH comme la plate-forme numérique sur laquelle toutes vos activités RH s’interconnectent et ayant un plan stratégique pour y parvenir. Votre système RH devrait être au centre de tout ce que vous faites dans le domaine des RH, et pas seulement un système qui n’est utilisé que pour l’enregistrement des données et le reporting des données. Le vison est plus lié au fait que votre plate-forme numérique RH devient votre assistant RH virtuel – totalement intégré aux activités de votre département RH et à votre personnel – des gestionnaires hiérarchiques aux employés de votre organisation.
C’est la contrainte « vision et innovation » sur laquelle j’aimerais me concentrer dans cet article. Avec une vision forte et innovante du logiciel RH en place, vous pouvez tirer beaucoup plus de votre technologie RH. Commençons par « Tip One ».
Conseil numéro un – Remettre en question la pensée traditionnelle en matière de RH
La technologie nous permet de réinventer nos processus et procédures RH afin de remettre en question la façon dont nous avons toujours fait les choses. Permettez-moi de vous donner un exemple de ce que je veux dire.
La plupart des procédures de déclaration des absences commenceront par quelque chose comme « vous devez appeler votre supérieur avant 9 heures du matin pour signaler votre absence ». Ce genre d’approche à l’égard des employés qui signalent des absences, à mon avis, se justifie pour deux raisons :
Tout d’abord, c’est une pratique qui remonte loin dans le temps, bien avant que les téléphones portables n’existent ou que le courrier électronique n’existe. Il y a trente ans, c’était donc la seule façon pour les employés de communiquer avec leur gestionnaire. C’était logique à l’époque, mais avec les méthodes de communication modernes disponibles aujourd’hui, est-ce encore le meilleur moyen ?
Après tout, quoi qu’en disent nos politiques, manuels et procédures, la réalité est que l’envoi de textos, de quoi que ce soit et l’envoi de courriels sont peut-être le moyen normal pour que les absences soient notifiées aux gestionnaires.
Il y a ensuite la deuxième raison. Notre perception de la nature humaine est que le fait d’appeler quelqu’un a plus de chances de le sortir du lit et de le faire travailler, et si nous faisons en sorte qu’il soit trop facile pour eux de signaler les cas de maladie, les absences passeront par le toit !
Suspendez votre jugement pendant un moment et réfléchissez à cela. Pourquoi un employé ne peut-il pas signaler sa maladie par le biais d’une application à son gestionnaire ?
Pensez aux avantages :
– Tout d’abord, en tant que supérieur hiérarchique, prendre un appel en premier avec tout ce qui se passe est un casse-tête en soi, sans autre chose que de recevoir l’information de toute façon. Facilitons la vie des gestionnaires hiérarchiques.
– Deuxièmement, l’appel téléphonique, le texte, le message Whatsapp ou le courriel peuvent facilement être oubliés et la saisie de données est perdue. L’entrée par le biais d’une application sur un mobile capture immédiatement l’absence, ce qui permet un meilleur enregistrement des absences.
– Troisièmement, pourquoi axer notre réflexion sur la minorité qui, selon nous, en abusera et sera encore plus absente ? Nous avons nos façons de traiter les délinquants récidivistes par le biais de réunions de retour au travail et de systèmes de déclenchement.
– Enfin, l’avantage d’une absence signalée d’une application signifie qu’elle peut être envoyée instantanément à plusieurs destinataires via le workflow. Dans certaines organisations, comme les écoles, où il est essentiel de reprogrammer rapidement les horaires d’un enseignant absent – une communication plus rapide est également une victoire importante.
Ce n’est qu’un exemple de ce que je veux dire en remettant en question nos méthodes de travail traditionnelles et en réalisant le potentiel que les logiciels RH modernes peuvent apporter, tant aux gestionnaires qu’à nous-mêmes en tant que praticiens des RH.
Conseil numéro deux – Lâchez la couverture de confort en papier !
Nous savons tous que c’est bien. C’est bon pour l’environnement, c’est plus efficace, cela réduit le coût de l’entreposage, et pourtant la plupart d’entre nous avons encore ces armoires remplies de dossiers personnels et un ensemble de formulaires papier téléchargeables à partir de nos intranets qui ne font qu’alimenter ces dossiers. Même là où nous avons commencé à numériser des documents dans des systèmes de gestion documentaire, nous nous accrochons encore souvent aux dossiers papier, « juste au cas où ». Pourquoi ?
Nous ne devrions pas tomber dans le piège de nous inquiéter de la perte de données avec les systèmes de sauvegarde modernes. Les documents numérisés sont plus sûrs que les documents papier dans un classeur.
Nous ne devrions pas non plus supposer que des documents stockés numériquement disparaîtront – les autorisations d’accès par mot de passe peuvent certainement rendre plus difficile la suppression numérique de documents que celle d’un dossier papier. Tous les praticiens en RH ont vécu ce moment où ils sont allés chercher un contrat signé dans un dossier papier et ont constaté qu’il n’y en a pas ou que le dossier est manquant. C’est toujours celui dont vous avez besoin qu’un cadre supérieur a demandé et nous met immédiatement sur le pied arrière de la crédibilité.
Bien sûr, obtenir des fichiers scannés prend du temps au début, mais la valeur est immense et la polyvalence de l’accès à distance est aussi un avantage énorme.
Il y a de nombreux avantages à conserver les documents sous forme numérique et j’y reviendrai plus tard.
Conseil numéro trois – Tirer parti des avantages des technologies modernes de communication.
Lorsque j’ai commencé ma carrière en RH, j’ai travaillé dans une grande entreprise où cinq administrateurs des RH étaient assis à l’extérieur de mon bureau et s’occupaient de l’administration des RH. Ils avaient des choses appelées machines à écrire et tapaient des lettres, les plaçaient dans une enveloppe et prenaient des dispositions pour qu’elles soient envoyées par la poste au candidat. Puis sont arrivés les traitements de texte qui ont remplacé la machine à écrire, puis bien sûr Microsoft « word ». Mais avec tous ces progrès technologiques, ces mêmes administrateurs RH imprimaient encore des documents, les plaçaient dans des enveloppes et les envoyaient par la poste. Pour beaucoup de gens de nos jours, le téléphone mobile et l’application sont les moyens de communication les plus commodes et c’est pourquoi il est essentiel de capitaliser sur ce moyen de communication. C’est pourquoi les écrans des téléphones portables sont de plus en plus grands. Si nos employés sont plus susceptibles d’interagir avec nous de cette façon, nos dossiers et nos données seront beaucoup plus précis et, par conséquent, nous devrions placer le téléphone mobile au cœur de la conception de nos systèmes et fournir non seulement un système intuitif, mais aussi une interface puissante et engageante pour l’utilisateur.
Certains systèmes de RH ont maintenant une capacité intégrée de modèles de lettres et les systèmes vraiment bons ont la capacité d’envoyer automatiquement de telles lettres avec signature électronique et capacité de suivi. Cela permet de gagner beaucoup de temps et, bien sûr, d’économiser sur les frais d’affranchissement. Mais en outre, avec la capacité de suivre les documents non retournés, la possibilité de démontrer des améliorations en matière de conformité et de crédibilité des RH est évidente.
Conseil numéro quatre – Rendre le libre-service obligatoire !
Combien de fois avons-nous eu des conversations au sujet des îlots de données sur les personnes et de la triplication des fichiers détenus dans nos organisations par les gestionnaires et d’autres personnes à l’extérieur des RH ? J’essaie d’éviter l’expression RGPD, car nous en avons tous beaucoup entendu parler ! Mais une seule base de données de personnes doit être l’option raisonnable, l’ouverture de la collaboration d’information avec les gestionnaires aux choses dont ils ont besoin ne peut qu’améliorer la réputation des RH dans l’entreprise et supprimer le besoin de systèmes de classement en double ainsi que minimiser les risques d’une violation de la conformité des données. Les avantages supplémentaires de l’accès à distance n’importe où, n’importe quand, parlent d’eux-mêmes.
Le libre-service ne devrait cependant pas être limité aux seuls gestionnaires. Il y a aussi des gains importants à réaliser grâce au libre-service des employés. Les systèmes dotés d’un formulaire électronique nous donnent la possibilité d’éradiquer tous les formulaires papier et de saisir les données à la source. La technologie du formulaire E permettra de réduire les erreurs, d’éliminer la double saisie et, bien sûr, de valider les champs de données pour s’assurer que les erreurs de saisie, même à la source, sont minimisées.
Il ne faut pas craindre le libre-service. L’ouverture de l’accès à vos données permet d’améliorer l’exactitude (nous savons tous à quel point il est difficile dans la pratique d’obtenir des données exactes lorsque les employés ne pensent pas à vous parler de leur changement de circonstances). Pour ceux qui craignent le risque que des personnes non autorisées accèdent aux données, réfléchissez au risque que des documents soient laissés sur des photocopieurs par rapport au risque que des données soient contenues en toute sécurité dans un système RH qui se déconnecte après quelques minutes d’inactivité.
Cinquième conseil – Utilisez la technologie pour gérer la conformité de vos RH.
Le truc ennuyeux, c’est le plus important. L’un des avantages majeurs des fichiers numériques des employés est la possibilité d’effectuer facilement des vérifications de conformité. Par exemple, comment puis-je savoir si les 1 000 dossiers ont tous des documents obligatoires, comme la preuve ou le droit de travailler, alors qu’ils sont tous conservés dans un classeur ? La technologie intelligente peut me donner une surveillance en temps réel et la confiance juridique que ce que nous pensons être dans un dossier, est dans un dossier.
Les exigences imposées à toutes les organisations pour assurer la conformité des RH augmentent chaque année, tout comme les pénalités financières en cas de non-conformité. Pour n’en nommer que quelques-uns…..
– Vérification de l’identité des immigrants
– Contrôles de permis de conduire pour les conducteurs de l’entreprise et contrôles d’assurance pour les utilisateurs de voitures particulières conduisant pour le compte de l’entreprise.
– L’obligation légale pour chaque employé d’avoir une déclaration écrite des principales conditions de son emploi.
– Divulgation et interdiction de vérification pour certaines professions
Et puis les exigences pour être en mesure de démontrer que vous avez partagé des informations avec les employés sur les politiques d’entreprise » obligatoires « . Par exemple :
– Votre avis de confidentialité conforme à RGPD
– La loi sur la corruption
– Sauvegarde – dans certains secteurs
Un très bon système de gestion des ressources humaines vous facilitera la tâche grâce à ses capacités de contrôle de la conformité, ce qui vous aidera à gérer la réduction du nombre de copies papier en circulation.
Sixième conseil – Utilisez la technologie pour embaucher de nouveaux employés avant même qu’ils n’aient commencé !
Nous avons tous connu le syndrome du « no show » ou la décision du candidat de « démissionner » avant même d’avoir commencé. C’est devenu un problème courant à mesure que les valeurs professionnelles ont changé et pourtant, avec cette population « la plus à risque », nous nous engageons très peu avant qu’ils ne commencent. Nous passons beaucoup de temps à courir après le candidat pour lui offrir une scène et c’est comme s’il disparaît du radar pendant qu’il travaille avec son employeur actuel et nous coupons le contact. Qu’est-ce que ça leur fait ressentir ? Avec d’autres demandes d’emploi qu’ils cherchent à obtenir, il est vital que nous maintenions la relation avec les nouveaux employés.
La technologie d’intégration peut jouer un rôle majeur dans l’établissement de cet engagement et le maintien du contact. Vidéos, informations et mises à jour fréquentes sur l’entreprise directement sur l’outil de communication le plus précieux et le plus personnel de l’employé – le téléphone mobile – peuvent être facilement mis en place pour maintenir la relation pendant cette période de vide entre l’acceptation et le » premier jour « , ainsi que pour fournir aux candidats une expérience professionnelle d’intégration de plus en plus attendue par les nouveaux employés de nos jours.
Conclusion
J’espère que vous avez trouvé ces six conseils pratiques utiles et stimulants. N’hésitez pas à réfléchir à la façon dont vous pouvez améliorer la perception des RH par la mise en œuvre d’un système, ce qui est perçu comme un puissant pas en avant par les gestionnaires, les employés et d’autres intervenants clés, ainsi que, bien sûr, pour vous.